documentjoe Datenschutz

Auf einen Blick

  • Keine Cookies, kein Tracking, keine Analyse
  • Keine Inhalte von fremden Servern
  • Der Webhoster speichert Server-Protokolle höchstens 30 Tage
  • E-Mails dienen nur der Beantwortung
  • Die Programme arbeiten nur mit Ihrem eigenen Server
  • Die Lizenzprüfung übermittelt nur eine Lizenznummer, Versionsnummern und den Zeitpunkt der Prüfung
  • Fehlerberichte nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die unten im Impressum genannte Person.

Webseite

Diese Hinweise gelten für die Webseite www.documentjoe.de.

Hosting und Server-Protokolle

Die Webseite liegt bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf speichert der Webserver technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Statuscode, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem. Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden höchstens 30 Tage gespeichert und danach gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, ein Sicherheitsvorfall muss noch geklärt werden.

Keine Cookies, keine fremden Inhalte

Die Webseite setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Werbedienste und lädt nichts von fremden Servern; auch die Schrift liegt auf diesem Server. Die Verbindung ist per HTTPS verschlüsselt. Verweise auf andere Webseiten (z. B. Open-Source-Projekte) führen erst beim Anklicken zum jeweiligen Anbieter; dort gelten dessen Datenschutzhinweise.

Kontakt per E-Mail

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, werden Ihre Adresse und der Inhalt nur zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Danach wird die E-Mail aufbewahrt, damit bei späteren Rückfragen der bisherige Austausch nachvollziehbar bleibt (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf Ihren Wunsch wird sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; eine kurze E-Mail genügt. Der Aufbewahrung können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Programme und Server

Diese Hinweise gelten für die Programme dj client und dj admin (Administrationskonsole) sowie für die Server-Software von documentjoe.

Ihre Daten bleiben auf Ihrem Server

Die Programme arbeiten ausschließlich mit dem Server, den Sie oder Ihre Organisation eintragen. Dokumente, Indexdaten, Benutzer und Protokolle werden dort verarbeitet und gespeichert; verantwortlich dafür ist der Betreiber dieses Servers. documentjoe erhält davon nichts. Eine Ausnahme ist die Lizenz- und Update-Prüfung (siehe „Lizenzprüfung und Updates“); sie übermittelt weder Dokumente noch Indexdaten noch Benutzer. Die Programme und der Server senden keine Nutzungsstatistiken, keine Telemetrie und keine Werbung.

Anmeldung und Updates

Ihr Passwort wird nicht gespeichert. Nach der Anmeldung legen die Programme nur einen Zugangsschlüssel im Schlüsselbund Ihres Betriebssystems ab. Nach neuen Versionen fragen die Programme (dj client, dj admin) bei Ihrem eingetragenen Server. Der Server selbst fragt, sofern Ihr Administrator das nicht ausgeschaltet hat, bei documentjoe.de oder bei der Quelle, die Ihr Administrator festgelegt hat, nach neuen Versionen und nach dem Lizenzstatus (siehe „Lizenzprüfung und Updates“).

Lizenzprüfung und Updates

Wenn ein Server nach Updates oder dem Lizenzstatus fragt, übermittelt er an www.documentjoe.de die Lizenznummer (eine Nummer aus Ausstellungsdatum und Zufallsanteil, aus der ohne unsere interne Zuordnung nicht hervorgeht, wer Sie sind), die Versionsnummern der installierten Programme und den Zeitpunkt der Anfrage. Es werden keine Dokumente, keine Indexdaten und keine Benutzer-, Mandanten- oder Rechnernamen übertragen.

Technisch fällt dabei im Server-Protokoll des Hosters die Internetadresse des anfragenden Servers an (höchstens 30 Tage, siehe „Hosting und Server-Protokolle“). Zur Begrenzung von Anfragen verarbeiten wir die Internetadresse nur kurz als täglich wechselnden, nicht umkehrbaren Prüfwert; sie wird nicht gespeichert.

Wir protokollieren jeden Lizenzvorgang mit Zeitpunkt, Lizenznummer, Version und Ergebnis, ohne Internetadresse. Dieses Protokoll wird nach 12 Monaten automatisch gelöscht.

Zweck: Prüfung der Lizenz, Sperrung missbräuchlich genutzter Lizenzen und Bereitstellung von Updates. Rechtsgrundlage: Erfüllung des Lizenzvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Empfänger: der oben genannte Hoster als Auftragsverarbeiter; keine Übermittlung in Länder außerhalb der EU.

Bei einer Offline-Lizenz findet keine Verbindung zu documentjoe.de statt; Lizenz und Updates werden dann als Datei bereitgestellt.

Protokolle auf Ihrem Rechner

Die Programme führen ein Protokoll auf Ihrem Rechner, um Fehler nachvollziehen zu können. Passwörter und Zugangsschlüssel stehen darin nicht. Das Protokoll verlässt Ihren Rechner nur als Fehlerbericht, und nur wenn Sie es bestätigen.

Fehlerberichte

Nach einem Absturz oder über „Hilfe → Fehlerbericht senden“ können Sie einen Fehlerbericht an documentjoe senden. Das geschieht nur, wenn Sie es jedes Mal ausdrücklich bestätigen (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Vor dem Senden sehen Sie genau, was übertragen wird, und können einzelne Teile abwählen:

  • Programmversion, Betriebssystem und Fehlermeldung
  • die letzten Zeilen des Programm-Protokolls
  • Einstellungen ohne Passwörter und Zugangsschlüssel; die Server-Adresse im Klartext, Benutzername und Mandant nur als Kürzel
  • aus der Administrationskonsole auf Wunsch Auszüge aus den Server-Protokollen; IP-Adressen darin werden gekürzt, Benutzernamen durch Kürzel ersetzt
  • Ort und letzte Schritte: wo Sie im Programm waren (z. B. Bereich, Dokumententyp oder Menüpfad) und die letzten 30 Bedienschritte (aufgerufene Menüpunkte, Knöpfe und Fenster). Eingegebene Werte wie Suchbegriffe, Indexdaten oder Passwörter werden nie aufgezeichnet, Listeneinträge ohne ihren Inhalt; Benutzer- und Mandantennamen erscheinen nur als Kürzel
  • nur wenn Sie es ausdrücklich einschalten (standardmäßig aus): ein Bildschirmfoto des Programmfensters. Es kann Dokumente und Namen zeigen – schalten Sie es nur ein, wenn nichts Vertrauliches zu sehen ist
  • freiwillig: Ihre Beschreibung und eine E-Mail-Adresse für Rückfragen

Der Bericht wird per HTTPS an www.documentjoe.de übertragen, dort sofort verschlüsselt und außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs beim oben genannten Hoster in Deutschland abgelegt. Lesen kann ihn nur der Entwickler. Auf dem Webspace wird jeder Bericht spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Beim Entwickler werden der vollständige Bericht (mit Programm-Protokoll, Einstellungen, Server-Protokollen, Bildschirmfoto und E-Mail-Adresse) höchstens 30 Tage nach dem Eingang aufbewahrt; danach bleibt in der internen, nicht öffentlichen Fehlerverwaltung nur eine Fehlerbeschreibung ohne diese Teile (Fehlermeldung, Programmstelle, Ort und Bedienschritte, Systemangaben, Ihre Beschreibung). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit per E-Mail widerrufen; nennen Sie dazu die Berichtsnummer, die nach dem Senden angezeigt wird.

Kunden und Lizenzverträge

Wenn Sie documentjoe lizenzieren, speichern wir die für den Vertrag nötigen Angaben: Name oder Firma, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Rufnummer, Lizenznummer, Laufzeiten, Umfang der Lizenz und die für Rechnungen nötigen Angaben. Zweck ist die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die Angaben liegen verschlüsselt auf unseren eigenen Systemen und nicht auf dem Webspace dieser Seite. Wir bewahren sie so lange auf, wie es der Vertrag und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verlangen (in der Regel sechs bzw. zehn Jahre), und löschen sie danach. Weitergegeben werden sie nicht, außer wenn eine Rechtspflicht besteht.

Es gelten die Rechte aus dem Abschnitt „Ihre Rechte“.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Eine E-Mail an die unten genannte Adresse genügt.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (ldi.nrw.de).

Stand: 10. Oktober 2026